HOME > ビジネス英語 > 英語で就職 キホンのキホン > 第2部 「英語でお仕事」ちょこっと拝見! 貿易会社勤務 鈴木百さんの場合

特集:キャリアアップの第一歩! 英語で就職 キホンのキホン

第2部 「英語でお仕事」ちょこっと拝見! 貿易会社勤務 鈴木百さんの場合

国内にどんな仕事があるかはわかりましたか? では続いて、実際に貿易会社で英語を使ったお仕事をしている鈴木百さんの1日の様子をのぞかせてもらいましょう。各お仕事シーンについて、アドバイスもお届けします。さらに、鈴木さんの「英語でお仕事」デビューについても語ってもらいました。

鈴木百さんT貿易株式会社 輸出課勤務 鈴木百さん
1カ月間イギリスに語学留学した後、半年間キャリアスクールに通い、現在の職場に就職。入社時のTOEIC(R)スコアは700点。主に食品を扱う部署で、国内メーカーや海外の取引先とやりとりをしている。入社するまでは仕事で英語を使った経験がまったくなかったが、辞書を引きながら、先輩に助けてもらいながら、徐々に仕事で使う英語にも慣れ、今では問題なくバリバリ仕事をこなしている。



① まずはメールチェック

海外のお客様からのメールがほとんどなので、返信も英語で書きます。メールは1日中届きますが、海外とのメールのやりとりは、時差も意識しています。 鈴木さん愛用の電子辞書。今は「英辞郎 on the Web」を愛用してくれているのだそう

 
Q メールでの失敗談はありますか?
A 海外のお客様とのやりとりで、ちょっとストレートにきつく書きすぎて、上司に注意されたことがあります。日本語ならばもっと遠回しの柔らかい表現が思い浮かんだかもしれませんが、英語だとなかなかそうもいかず……(笑)。
Q 辞書は使いますか?
A 使うときもあります。以前は電子辞書を使っていましたが、今はほとんど「英辞郎」を使っています。

アドバイス

英文メールを作成する際に一番大切なことは、日本語でのメールと同じく「簡潔に書く」ということです。件名をわかりやすく書く、1文をコンパクトにする、結論や要件を先に書く――複雑で長い表現は避けるようにしましょう。鈴木さんが失敗してしまったように「英語=ストレートに伝える」というイメージから、きつい書き方になってしまうことも。ここも日本語のメールと同じで、感情的な文章にならないよう心がけたいですね。ちなみに、日本では「いつも大変お世話になっております。○○株式会社の△△と申します」と冒頭部分に名前を書きますが、英文メールではNG! 自分の名前は必ず文章の最後に書きます。送信前のスペルチェックもお忘れなく!


② 電話応対は1日中



海外からの電話の取り次ぎも重要な業務。決まり文句だけで済むことも多いですが、相手の声が聞き取れず、最初はどぎまぎしたことも。しかし慣れてしまえば、臨機応変に対応できるようになりました。 電話中、メモは必須アイテム。聞き取れなかったら落ち着いて聞き直せば大丈夫

 
Q 海外からの電話はどれぐらいかかってきますか?
A 1日に何本もかかってきますね。もう日常になっているので、海外からの電話が特別という感覚はありません。
Q これまで一番困ったのはどんな電話?
A アジア方面とのやり取りも多く、英語圏出身ではない人の英語が聞き取りづらくて困ったことがあります。でも聞き直すと、ゆっくり話してくれるので、今は特に問題ありません。

アドバイス

鈴木さんの会社では、海外の取引先との電話が主ですが、企業によっては、海外の取引先だけでなく社内の電話でも英語を使う機会が多い場合もあります。電話では相手の姿が見えず、声だけでコミュニケーションを取らなければいけないため、苦手意識の強い人が多いようです。焦らず対応できるよう、いくつかの応答パターンを覚えておくといいでしょう。相手の用件を聞く際は、特に「5W1H」や、数字の部分をしっかり聞き取るのがポイント。内容がわからなかった場合や、相手の話すスピードが速すぎて聞き取れない場合は、鈴木さんのように、もう一度ゆっくり話してほしいとお願いしてみるといいですよ。また、こちらが話すときもゆっくりはっきり伝えるように心がけましょう。


③ インボイスの作成
輸出を行う部署での事務では、インボイスの作成は必須。鈴木さんの会社の場合、決まったフォーマットがあるので、慣れればかなりスピーディにこなせます。これをマスターしてこそ貿易事務としてのキャリアを積んだことになるというもの。 インボイスはこんな感じ

 
Q 使用するソフトは何ですか?
A Excelを使いますが、基本的な操作ができればまったく問題ありません。
Q ほかにも何か必要なスキルがありますか?
A 実は書類の作成自体はさほど難しいものではありません。英語がある程度読み書きできれば、誰にでもできると思います。ただ、インボイスに限らず、専門用語が多く、辞書に載っていないことも多いので、それを覚えるまでは努力が必要です。

アドバイス

鈴木さんの会社のように決まったフォーマットがある場合もあれば、特定のものがない場合もあります。どちらにしても、鈴木さんもおっしゃる通り、必要とされる英語レベルはそれほど高くはありません。専門用語や独特の形式をしっかりマスターすれば特に問題はないでしょう。しかし、インボイスはとても重要なものです。日本語で作成する場合もそうですが、内容の相違や誤字脱字には十分に注意が必要です。特に英語の場合、ちょっとしたスペルミスをしがちです。最後にしっかり見直しをするようにしてください。



④ 商品ラベルの作成
鈴木さんの職場では、商品にはり付けるためのラベルの作成も担当者が行います。扱っているものが主に食品なので、原材料や容量などを英訳するのが主な仕事です。 商品のサイズに合わせて英文ラベルを作成。ラベルがはみ出たりしないようチェックもするのだそう

 
Q 気をつけていることはありますか?
A 輸出先の国の法律によって必要項目が違うので、そのあたりには注意が必要ですね。
Q 失敗したことはありますか?
A 今のところは特にありません。これも慣れてしまえば簡単にできる仕事だと思います。

アドバイス

今回登場してくれた鈴木さんの例以外にも、社内会議やクライアント訪問など仕事で英語を使う場面はたくさんあります。それらも業種や職種だけでくくって説明することはできず、それぞれの企業にさまざまな場面で英語を必要とする業務があります。職種や業種によって求められる英語のレベルは違いますが、常に実践で使える英語力を身につけるように意識して勉強することが大切です。頭で覚えただけでは、いざというときに使うことはできません。普段から声に出して会話の練習をし、実際に手を動かして文章を作成してみるのが効果的です。あとは実際に仕事をしていく中で、ビジネス英語の力もアップしていくはずです!


鈴木さんの「英語でお仕事」デビューについて聞きました!
Q1 英語を使った仕事に就く前に不安はありましたか?
A1 外国人の友達などと多少話せるようになっていたので、日常会話は何とかなりましたが、ビジネス英語の経験はまったくなかったので、自分の英語で通用するかどうかが一番不安でした。
   
Q2 入社後、その不安は解消されましたか?
A2 最初はもちろん緊張しますし、大変でした。ただ、相手もこちらが日本人だとわかって対応してくれる場合が多いので、とにかくゆっくり聞き取りやすく発音することを心がけていれば通じるのだとわかってからは、不安はあまりなくなりました。
   
Q3 今の会社に入る際、面接や履歴書で何をアピールしましたか?
A3 私の場合は未経験だったので、とにかく度胸があることを伝えました(笑)。応募の際は、特に求められてはいませんでしたが、英文履歴書も付けてアピールしました。
   
Q4 現在の仕事に就いて、以前より英語力はアップしましたか?
A4 アップしていると思います。特にビジネス英語を使えるようになったことが大きいですね。貿易関連の専門用語もたくさん覚えました。
   
Q5 今の仕事を始めて、何か変わったことはありますか?
A5 海外のニュースに敏感になりました。為替レートだけではなく、大きな事件や災害が起こると取引先との仕事に大きく影響があるので。

鈴木さんからのメッセージ
未経験ならば、大切なのはとにかく度胸だと思います! どんな仕事でも臨機応変な対応ができるかどうかは大切ですが、それが「英語で」となると、緊張したり慌てたりしてしまいがちですから。あとは、明らかに英語を必要とする職種に応募するのであれば、私のように英文履歴書を付けてアピールするのもいいのではないかと思います。


やっぱりEメールを書けなきゃ仕事にならない! 英語ライティングを学ぶならオススメ

ビジネスEメール速習パック ライティングエイド
ビジネスEメール速習パック ライティングエイド ビジネスで必要な英文メールの作成スキルを3カ月で速習する通信講座。ネイティブ・スピーカーによる添削指導も受けられます。
  [改訂版]相手を「必ず動かす」英文メールの書き方
[改訂版]相手を「必ず動かす」英文メールの書き方 英文メールライティング最高の指南書、待望の改訂版が登場!

アメリカ人なら小学校で学ぶ 英文ライティング入門
アメリカ人なら小学校で学ぶ 英文ライティング入門 目からウロコの英文作成法を日本人向けにカスタマイズ!
  ビジネス英語ライティング表現1000
ビジネス英語ライティング表現1000 文例、演習問題、借文データバンクでビジネス文書が楽に書ける!

第1部 国内でできる「英語でお仕事」ガイド! 第3部 採用担当者の目にとまる! 英文履歴書とカバーレターのキホン


  • アルコムワールドで日記を書く

メルマガ登録