Presented by 英文ライティングのアイ・オズモシス
第2回
仕事を受けるメールを書く

ビジネス英文ライティングのヒント英文ビジネスメールの書き方
英文ビジネスメールには決まったフォーマットがあり、必ず件名、あて名、導入文、最後のあいさつ、署名を使います。すでに知っていることかもしれませんが、それぞれの注意点をもう一度確認して、より一層プロフェッショナルなビジネスメールを書けるようにしましょう。

英文ビジネスメールのフォーマット

件名
件名はビジネスメールの中で最も大事なところ。件名ひとつで受け手はEメールを読むか、無視してしまうか決めると言っても過言ではありません。Important(重要)、Urgent(緊急)、Meeting(打ち合わせ)などのあいまいな件名は避けましょう。
件名を読んで内容が分かるように主旨を明確に書く。
長い件名は避けて、なるべく6語以内で書く。
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あて名
あて名は、誰にEメールを書いているのかにより以下のように変わってきます。

相手との関係 書き方
フォーマルな場合 Dear + Ms./Mr. + 苗字 + ,(カンマ) Dear Ms. Davies,
Dear Mr. Honda,
相手の性別が
分からない場合
Dear + フルネーム + ,(カンマ) Dear Cameron Collins,
カジュアルな場合 Hi + 名前 + ,(カンマ) Hi Tom,

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導入文
いきなり用件を書くより、導入文を1文入れる方がよりプロフェッショナルなビジネスメールになります。導入文は件名の延長。何についてのEメールなのかが瞬時に分かるようにしましょう。

このフレーズを使おう!
I am writing about 〜
(〜について書いています)
I am writing with regard to 〜
(〜に関して書いています)
I am writing to update you about 〜
(〜について最新情報を伝えるために書いています)

使い方例:
I am writing about the queries you sent me on May 3 about the new H.R. software.(5月3日にいただいた人事ソフトウェアについての質問に返答させていだいています)

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最後のあいさつ
第1回 支払い催促のファクスを書く」でも指摘しましたが、メールにも最後のあいさつ(結辞)が欠かせません。メールを送る相手との関係によって以下のように使い分けましょう。

相手との関係 書き方
フォーマルな場合 Sincerely + ,(カンマ)
フルネーム
Sincerely,
Ichiro Suzuki
Sincerely yours + ,(カンマ)
フルネーム
Sincerely yours,
Jenna Smith
カジュアルな場合 Best regards + ,(カンマ)
名前
Best regards,
Tenko
Regards + ,(カンマ)
名前
Regards,
Jenna

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署名
英文ビジネスメールには必ず署名を入れましょう。署名は名刺代わりにもなります。

署名の項目
フルネーム
役職
会社名
Eメールアドレス
電話番号
Keiko Takahashi
Analyst-Finance
A.P. Consultants
E-mail: keiko_t@apconsultants.com
Phone: +81-3-****-****

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