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特集:英語でメール、自信ありますか? 英文メール道場

Presented by 「ビジネスEメール速習パック ライティングエイド」


英文メールQ&A

「お世話になっております」はどうするの? 「返事をください」は? 英文メールに関する「こんなときはどうするの?」という疑問は、ここで解決しましょう!


Q性別が分からないときの冒頭敬辞は?
Q「お世話になっております」は不要?
Qアポイントメント日時を調整したいときのコツは?
Q「ご都合をお知らせください」は?
Q「返事をください」と催促するには?
Q便利な締めくくりの言葉は?
Q 私のEメール失敗談



Q
性別が分からないときの冒頭敬辞は?
初めてのEメールなどで、相手の性別が分からない場合や、なじみのない外国人名の場合、冒頭敬辞はどのように書けばよいでしょうか。

A 相手の名前が分からない場合や、性別が分からない場合には、冒頭敬辞を
Dear Sir or Madam:
のようにするのが一般的です。

また、名前は知っているが、性別が分からない場合は、
Dear Mr./Ms. Jackson:
のようにするとよいでしょう。

また、Mr.Ms. のような敬称を省略し、
Dear Chris Jackson:
のようにフルネームで書く方法もあります。この冒頭敬辞は日本人的な発想からすると、「呼び捨て」のような感じがするかもしれません。しかしこれは、アメリカではごく一般的な書き方です。特に近年は non-sexist salutation(非性差別冒頭敬辞)という観点から、性別を明示する書き方をせず、相手のフルネームを敬称なしで使ったあて名を使用する例が増えてきています。




Q
「お世話になっております」は不要?
「お世話になっております」、「時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」など、日本語のビジネスレターで形式的に入れるようなあいさつ文は、英文Eメールには不要ですか。用件のみをいきなり書き出すことに抵抗があるのですが……。

A そもそも英語の通信文では、ビジネスレターの場合にもそういう決まり文句で書き出す習慣がないので、レターかEメールかにかかわらず、ご指摘のような儀礼的な前置きは不要だということになります。

ただ、「用件のみをいきなり書き出す」と言っても、それは程度の問題で、まさか"Send me ABC."(ABCを送って)とだけ書いて終わりということはないだろうと思います。少なくとも、例えば、
I am very interested in your ABC and would appreciate it if you would send me ~.
(あなた方のABCに大変興味がありますので、~をお送りいただければ幸いです)
といった書き方をすると思います。用件を礼儀正しく伝えていれば、Eメールでもビジネスレターでも、それで十分です。




Q
アポイントメント日時を調整したいときのコツは?
会合などのアポイントメントを取るとき、日程を擦り合わせるために何度もEメールでやりとりをしなければなりません。スムーズに日時を決定する方法を教えてください。

A 相手に会合の日時を提示する際には、あらかじめ複数の選択肢を用意するとよいでしょう。例えば、次のようになります。
It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with us either on July 22, 23 or 25.
(私どもとの会合のため、7月22日か23日、25日のいずれかご都合のよろしい日をご指定いただけると誠に幸いです)

時間を指定するときは、以下のように書くとよいでしょう。
~either on the afternoon of July 22 or on the morning of July 23.
(7月22日の午後または7月23日の午前中に~)
「午前中に」、「午後に」はin the morning[afternoon] ですが、特定の日の午前・午後について言及する場合は、in ではなく on を使います。

さらに、
If none of them is convenient, could you please suggest an alternative date?
(どちらもご都合が悪ければ、代わりの日を提案していただけますでしょうか)
といったように補足すれば、調整も早いでしょう。




Q
「ご都合をお知らせください」は?
「ご都合をお知らせください」という意味で Please let me know your convenience. と書いたところ、英語のネイティブ・スピーカーに Please let me know if this is convenient for you. と直されました。どこがおかしかったのでしょうか。

A convenience は「便利・都合(がよいこと)」という意味ですが、「何が」便利で都合がよいのかを明示せずに Please let me know your convenience. と書いても意味が通じません。一般に「ご都合のよい(日・時間・場所など)を知らせてください」というときには、次のように書きます。
Please let me know a convenient date[time, place](for you to do something).
Please let me know when[where] it will be convenient for you(to do something).


または予定について書いた後、「これでご都合がよろしいかどうかお知らせください」と尋ねる場合は
Please let me know if it is convenient for you.
のようにします。
convenient は、例えば if you are convenient などと「人」を主語にして使うことはできないので注意しましょう。なお、convenience という名詞は、通常、
Please give me a call at your convenience.
(ご都合のよいときに電話をください)
のように、前置詞句の中で使われます。




Q
「返事をください」と催促するには?
外国人社員や海外の取引先の担当者は、長い休暇を取ることがあります。例えば、休暇前に仕事を処理してもらうために、上手に返事を催促したり、急いでもらったりする方法を教えてください。

A 「上手に」ということはあまり気にする必要はないと思います。あまり気を回し過ぎると、メッセージがきちんと伝わらなくなってしまうことがあるからです。

まず早急に返事が欲しい場合は、
Please let me have your reply as soon as possible.
(できるだけ早くお返事をください)
でいいと思います。

もう少し丁寧に言いたければ
Please may I have your reply as soon as possible.
(できるだけ早くお返事をいただけますでしょうか)
とします。

ただし、できれば as soon as possible の代わりに、by Monday next week(来週の月曜日まで)や by April 1(4月1日まで)のように期限を明示する方がいいでしょう。「夏季休暇に入る前に、~を必ず処理していただけると幸いです」は、
I would appreciate it very much if you would make sure that [...] is done before you take your summer vacation.
などでいいでしょう。




Q
便利な締めくくりの言葉は?
Eメールを締めくくるときにいつも何と書けばいいか悩みます。簡潔で使い回しの利く「結びの表現」はありませんか。

A 手紙やEメールで用件を書いた後、「さて、どうやって締めくくれば……」と悩んだことがある人は多いと思います。そんなときに便利なのが Thank you.(よろしく)という一言です。意味もポジティブですし、さまざまな状況で使える上に、このフレーズを使うと、たいていの場合、うまく収まりをつけることができます。

例えば、
We would appreciate your prompt reply. Thank you.
(お返事を早めにいただけると幸いです。よろしくお願いします)
のように、何かお願い事や念押しをした後に「よろしくお願いします」のような感じで使うことができるのです。ごくシンプルな表現なので、Eメールに最適です。

このように Thank you.で締めくくるスタイルは英語のスピーチなどでも一般的によく見られる手法ですが、上記のような理由で、Eメールでも標準的なスタイルとなっています。なお、結尾敬辞の一種として Thank you, を使う例もEメールにはよく見られます。




「英文メールQ&A」はアルクの通信講座「ビジネスEメール速習パック ライティングエイド」の『Eメールライティング・ハンドブック』からの抜粋です。


  私のEメール失敗談
  • "guy"(男性)と書くつもりが "gay"(ゲイ)と書いてしまった。(20代・男性)
  • クレームのメールなのに、いつもどおり丁寧に書き過ぎて、クレームの意図が通じなかった。(30代・男性)
  • 社会人になりたてのころ、女性の敬称をつける際、まだ Ms. という言い方を知らず、Mrs.Miss を間違えてしまい、本人から突然の電話で怒られた。(30代・女性)
  • カタカナ英語をそのまま英文にして送ってしまった。案の定、相手からは "What's mean XXX ?" だらけの返事が来てしまった。(30代・男性)
  • "Mail"(メール)と書くところを "Male"(男性)と書いてしまった。(30代・女性)
  • 二重否定の文章にしてしまい、意味が真逆になってしまった。(40代・女性)
  • まだ初対面に近い相手になれなれしい口調で語りかけるようなメールを送付してしまった。(50代・女性)
(「英語力アップマガジン」読者アンケートより)  
一部編集して掲載    


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